13. ఫిర్యాదుల నిర్వహణ మరియు పారవేయడం

• ప్రతి ఫిర్యాదు క్రింది టెంప్లేట్ ప్రకారం VO ద్వారా ఈ ప్రయోజనం కోసం నిర్వహించబడే రిజిస్టర్‌లో అధికారికంగా నమోదు చేయబడుతుంది:

ఫిర్యాదు నం.	రసీదు తేదీ	పేరు, అనుబంధం, చిరునామా, సంప్రదింపు వివరాలు మరియు ఫిర్యాదు విధానంతో సహా ఫిర్యాదు యొక్క మూలం	ఫిర్యాదు ఫైల్ అయిన వ్యక్తి(ల) పేరు మరియు హోదా / అనుబంధం	ఫైల్ రిఫరెన్స్ నం.	ఫిర్యాదు యొక్క సంక్షిప్త సారాంశం	చర్య తీసుకున్నారు	చర్య తేదీ	విశేషాంశాలు

• ఫిర్యాదు నిర్దిష్టమైనదని మరియు తగిన సాక్ష్యాలను కలిగి ఉందని VO సంతృప్తి చెందితే, తదుపరి పేర్కొన్న విధంగా తదుపరి చర్య తీసుకోబడుతుంది.
• ఫిర్యాదు అస్పష్టంగా, అసంపూర్తిగా, అస్పష్టంగా లేదా తగిన సాక్ష్యం లేదా నిర్దిష్టత లేకుండా ఉన్నట్లు VO గుర్తిస్తే, రిజిస్టర్‌లోని 'రిమార్క్స్' కింద అదే నమోదు చేయబడుతుంది మరియు తదుపరి చర్య కోసం కేసు తీసుకోబడదు.
• ఫిర్యాదు అందిన వారంలోపు, VO ఫిర్యాదుదారుని ఫిర్యాదుదారుకు అధికారిక కమ్యూనికేషన్ పంపాలి, అందులో పేర్కొన్న సంప్రదింపు వివరాల ప్రకారం, పేరు పెట్టబడిన ఫిర్యాదుదారు నిజంగా ఫిర్యాదుదారు అని నిర్ధారించమని వారిని అడుగుతారు.
• ఫిర్యాదులో పేర్కొన్న చిరునామాలో VO నుండి కమ్యూనికేషన్ డెలివరీ అయిన తర్వాత వారంలోగా స్పందన రాకపోతే లేదా పై వాటికి ప్రతిస్పందన ప్రతికూలంగా ఉంటే, ఫిర్యాదు తదుపరి విచారణ లేదా విచారణ కోసం పరిగణించబడదు.
• పైన ఉన్న 'd'కి ప్రతిస్పందన సానుకూలంగా ఉంటే, VO ఆ విషయాన్ని పరిశోధించడానికి తగిన విచారణ అధికారిని నియమిస్తారు.
• విచారణ అధికారి స్వతంత్ర విచారణను నిర్వహిస్తారు మరియు ఇన్‌ఫార్మర్, నిందితులు లేదా ఏదైనా ఇతర వ్యక్తి, సంస్థాగత యూనిట్ నుండి 'అవసరం' ఆధారంగా అదనపు సమాచారాన్ని కోరవచ్చు లేదా డిమాండ్ చేయవచ్చు.
• విచారణ అధికారి ఒక నిర్దిష్ట కంప్లైంట్‌కు వ్యతిరేకంగా విచారణ చేపట్టడానికి కేటాయించిన తేదీ నుండి ఒక నెలలోపు ప్రాథమిక నివేదికను మరియు మూడు నెలలలోపు తుది నివేదికను సమర్పించాలి. అసాధారణమైన పరిస్థితులలో, విచారణ అధికారి అభ్యర్థన ఆధారంగా మరియు VO యొక్క సమ్మతికి లోబడి ప్రాథమిక విచారణకు మరో నెల వరకు లేదా తుది విచారణకు మరో మూడు నెలల వరకు CEO మంజూరు చేయవచ్చు.
• కేసుకు సంబంధించిన వాస్తవాలను వీఓకు నివేదించడం విచారణ అధికారి పని.
• విచారణ అధికారి సమర్పించిన నివేదిక, ప్రాథమిక ఫిర్యాదు మరియు అందించిన లేదా వెలికితీసిన సాక్ష్యాలను సముచితంగా పరిశీలించిన తర్వాత, తదుపరి చర్య(ల) కోసం VO CEOకి తగిన సిఫార్సును అందించాలి.
• నివేదిక అసంపూర్తిగా ఉన్నట్లయితే లేదా దుష్ప్రవర్తన లేదా తప్పుకు సంబంధించిన ఏదైనా గణనీయమైన రుజువుకు దారితీయకపోతే, ఎటువంటి నిర్దిష్ట చర్య తీసుకోకుండా ఫిర్యాదును మూసివేయమని CEO, VOని అడగవచ్చు. అయితే, సముచితమైన చోట, ఈ పాలసీలో పేర్కొన్న విధంగా తగిన చర్యలకు CEO అధికారం ఇవ్వగలరు.
• CEO నిర్దిష్ట కేసు యొక్క వాస్తవాలను సక్రమంగా పరిగణించాలి మరియు నిర్దిష్ట సందర్భంలో తగిన చర్యను సిఫార్సు చేస్తారు.
• ప్రతి దశలో, ఫిర్యాదు అందినప్పటి నుండి దాని తుది పరిష్కారం వరకు, VO సంబంధిత కేసుల గురించి CEOకి తెలియజేయాలి మరియు తెలియజేయాలి.
• న్యాయమైన, తటస్థమైన మరియు ఆబ్జెక్టివ్ విచారణను నిర్వహించడానికి, విచారణకు ముందు లేదా విచారణ సమయంలో కూడా VO అదనపు చర్యలను సిఫారసు చేయవచ్చు మరియు CEO యొక్క ఆమోదానికి లోబడి అదే అమలు చేయవచ్చు. నిర్దిష్ట కార్యకలాపాల నుండి నిర్దిష్ట వ్యక్తి(ల)ని విడదీయడం, ఆవర్తన సమీక్షలు లేదా మదింపులను వాయిదా వేయడం లేదా రిపోర్టింగ్ లైన్‌లు లేదా నిర్మాణాన్ని మార్చడం, ముఖ్యంగా ఫిర్యాదుదారు, నిందితుడు, VO మరియు విచారణకు సంబంధించి ఇవి ఉండవచ్చు కానీ వీటికే పరిమితం కావు. అధికారి.
• స్టాండర్డ్ రిపోర్టింగ్ స్ట్రక్చర్ ఉన్నప్పటికీ, విజిలెన్స్ పాలసీ ప్రయోజనం కోసం, ప్రతి విచారణ అధికారి VO మరియు VO లకు, నేరుగా CEOకి రిపోర్టింగ్ చేయాలి.
• VO విచారణ ఫలితాన్ని అధికారికంగా ఫిర్యాదుదారుకు తెలియజేయాలి, అది ముగిసిన తేదీ నుండి ఒక వారంలోపు, అనగా. ఫిర్యాదు రిజిస్టర్‌లో CEO ఆమోదంతో తీసుకున్న చర్యలను నమోదు చేయడం.